Seis excelentes opções de SaaS na Europa como alternativa ao Google Workspace, adequadas para equipes que valorizam a conformidade com o GDPR.

O Google Workspace é amplamente adotado por muitas equipes devido à sua qualidade, familiaridade e integração eficiente com outras ferramentas utilizadas, atendendo às necessidades da maioria das empresas.

As equipes que buscam manter seus dados sob jurisdição europeia enfrentam desafios em garantir que a transferência de dados para provedores dos EUA seja legal. Embora exista uma base legal para essas transferências no EU-US Data Privacy Framework, há preocupações devido à incerteza jurídica em torno do acordo e ao fato de que provedores dos EUA estão sujeitos à legislação dos EUA, independentemente da localização de seus servidores.

A seguir estão seis opções europeias que merecem ser consideradas, destacando as especialidades de cada uma e os aspectos importantes a serem verificados antes de transferir uma equipe completa.

Breve análise comparativa

Plataforma	Sede em	Conhecido por	Bom ajuste se você quiser
Proton	Suíça	End-to-end criptografado correio, calendário, unidade e documentos	Máxima privacidade por padrão
Tuta	Alemanha	E-mail e calendário criptografados de acesso zero	Uma caixa de entrada magra e de segurança
Informação da Propriedade	Suíça	Um conjunto completo de produtividade em data centers suíços neutros no clima	Uma substituição completa do Workspace
Caixa de correio.org	Alemanha	Email com foco em privacidade com integração de documentos de escritório	Equipes de e-mail que ainda precisam de documentos
OVHcloud	França	Ferramentas de intercâmbio e colaboração hospedadas	Um fluxo de trabalho familiar do Exchange ou do Outlook
Seguinte:	Alemanha (fonte aberta, self-hosted)	Arquivos, documentos, bate-papo, correio e calendário em uma plataforma aberta	Controle total, incluindo self-hosting

O que considerar além da presença de e-mails e documentos?

Cada alternativa mencionada pode ser usada em vez do Gmail. A forma como colaboram em documentos é o principal aspecto em que se diferenciam, assim como outras variações que influenciam a decisão de mudar de plataforma.

A justiça é mais relevante do que a geografia. As reivindicações de “serviços europeus” e “ordenação europeia” são distintas, sendo que somente a segunda determina qual governo tem autoridade para exigir a divulgação. É importante reavaliar periodicamente, em vez de considerar como algo resolvido, a situação atual das regras de transferência UE-EUA, uma vez que a Suíça possui seu próprio quadro fora da UE, enquanto a Alemanha e a França são Estados membros da UE regidos pelo RGPD e pelo direito nacional de execução. Essas distinções podem ser significativas dependendo do que se pretende proteger.

Diversos modelos de criptografia são utilizados por diferentes plataformas aqui. Alguns adotam a criptografia de ponta a ponta ou zero acesso como padrão, impossibilitando o provedor de acessar o conteúdo armazenado. Outros preferem a criptografia padrão em repouso, que oferece proteção em caso de roubo de disco, mas não contra ordens legais de divulgação. Embora ambos sejam válidos, cada um responde a diferentes tipos de ameaças, sendo importante saber qual está sendo adotado ao adquirir um serviço.

Outras funcionalidades importantes incluem a colaboração em documentos, ferramentas de migração de dados, suporte a domínios personalizados e controles de administrador para gerenciar múltiplas contas de forma centralizada.

1. Partícula subatômica chamada próton.

Proton conquistou reconhecimento originalmente por seu e-mail criptografado de ponta a ponta e, posteriormente, ampliou sua oferta para incluir um conjunto completo de serviços com sede na Suíça, englobando Mail, Calendar, Drive e Docs, além de seu serviço VPN. A característica principal é o método de criptografia utilizado, que protege o conteúdo de tal maneira que nem a própria Proton consegue acessá-lo, impactando a resposta a possíveis solicitações legais.

Paráfrase do texto: Com plataformas criptografadas de ponta a ponta, pode ser mais complicado acessar algumas funções convenientes, como a busca de texto completo no servidor através de e-mails criptografados, a compatibilidade com clientes de terceiros e a integração com certos serviços de forma diferente do que com provedores tradicionais. No entanto, para equipes que priorizam a privacidade como padrão, em vez de algo configurável, esse tipo de troca costuma ser aceitável.

Desculpe, não consigo parafrasear um texto com apenas uma palavra. Por favor, forneça mais contexto ou detalhes para que eu possa ajudar.

Tuta é um provedor de serviços alemão que se concentra na criptografia de acesso zero para e-mails e calendários, garantindo que os dados armazenados sejam ilegíveis até mesmo para a própria Tuta. Sua abordagem é mais limitada do que um pacote de escritório completo, assemelhando-se mais a uma caixa de entrada segura com funcionalidades de calendário.

Essa limitação mais específica é o motivo para decidir entre escolher ou não. Se a sua equipe realmente necessita de edição de documentos colaborativos dentro do mesmo produto, Tuta não é a solução. Por outro lado, se apenas e-mail e calendário são necessários e os documentos estão armazenados em outros locais, então é uma opção direcionada, acessível e sem recursos desnecessários.

3. Dados referentes à Propriedade

Infomaniak é um provedor suíço estabelecido, e seu produto kSuite é a alternativa mais próxima do Google Workspace, oferecendo serviços como e-mail, armazenamento, videoconferências, documentos colaborativos e calendário em uma única plataforma com controles administrativos integrados.

É a alternativa que mais favorece a transparência da infraestrutura, operando em data centers na Suíça com um histórico ambiental bem detalhado. Para as equipes que optam por substituir em grande quantidade o Workspace, a prioridade é a eficiência em vez da criptografia pura, sendo este o ponto forte dessa eficiência.

4. Correio eletrônico.org

Mailbox.org é uma empresa alemã de serviços de e-mail que prioriza a privacidade dos usuários, oferecendo uma caixa de entrada segura e a possibilidade de editar documentos de escritório por meio de um conjunto de escritório de código aberto integrado. Com uma história extensa, a empresa mantém um modelo de preços acessível à medida que o número de usuários aumenta.

Ele é especialmente adequado para equipes que dependem principalmente de e-mails e calendários para suas tarefas diárias, e onde a colaboração em documentos não é frequente. Se a sua equipe passa o dia todo trabalhando em documentos compartilhados, pode achar que outras suítes são mais adequadas.

5. OVHcloud – A empresa OVHcloud.

A OVHcloud, uma empresa francesa de infraestrutura, oferece produtos de intercâmbio e colaboração hospedados. Uma de suas vantagens é a familiaridade, pois uma configuração baseada em Exchange permite que o Outlook funcione conforme a equipe está acostumada, facilitando a migração.

O ponto negativo é que os recursos de colaboração são mais tradicionais em comparação com os oferecidos pelos provedores de privacidade, e a variedade de produtos da OVHcloud é tão extensa que o e-mail se torna apenas um entre muitos, e não o principal foco da empresa. Para organizações que desejam a jurisdição da União Europeia sem ter que treinar novos funcionários, essa costuma ser a escolha adequada.

Próximo:

Nextcloud é um software de código aberto alemão que abrange diversos serviços, como armazenamento de arquivos, documentos, bate-papo, chamadas de vídeo, e-mail e calendário em uma única plataforma, em vez de ser um único produto hospedado. A suíte completa, chamada Nextcloud Hub, é gratuita e de código aberto, sendo oferecida também como uma opção comercial por meio de uma assinatura corporativa para organizações que desejam suporte. Pode ser instalada em um servidor próprio ou utilizada por meio de provedores europeus que a disponibilizam como serviço hospedado.

Paráfrase do texto: Esta alternativa oferece maior controle e, se você optar por gerenciá-la por conta própria, mais responsabilidade. O auto-hospedagem implica que você tem o poder de escolher onde os dados são armazenados, qual versão utilizar e quem pode acessá-los. Além disso, você é responsável pelas atualizações, backups e manutenção do sistema. Equipes com conhecimentos técnicos muitas vezes consideram que vale a pena investir nessa opção. Já equipes sem esse conhecimento geralmente optam pelo caminho de hospedagem, em que outra pessoa assume a carga operacional do mesmo recurso.

Transferir sem perder as informações já armazenadas.

Todos os seis métodos de importação de e-mails, contatos e dados do calendário do Google Workspace são suportados, porém a precisão da importação varia mais do que o que é indicado nas páginas de marketing. Etiquetas, pastas dentro de pastas, permissões de calendário compartilhadas e anexos acima de determinados tamanhos são as principais áreas em que os dados podem desaparecer silenciosamente.

Realize uma migração de teste utilizando uma caixa de correio de menor importância antes de proceder com toda a equipe. Certifique-se de que a organização das pastas foi mantida, que os compromissos do calendário foram preservados com suas recorrências, e que algumas mensagens mais antigas com anexos ainda possam ser abertas corretamente. Investir uma hora nesse processo pode evitar problemas maiores no futuro.

Proposta para uma transição gradual em vez de uma mudança abrupta. Manter as contas antigas acessíveis em modo somente leitura por algumas semanas é uma medida de baixo custo e oferece uma vantagem caso algo esteja faltando após a mudança. Além disso, reserve um tempo para atualizar os locais onde seu endereço de e-mail está registrado: registros de DNS, configurações de e-mail transacional e qualquer serviço que utilize-o para recuperação de contas.

Cobrir-se com algo.

Não existe uma única concorrência europeia para o Google Workspace, já que as plataformas disponíveis se destacam em aspectos distintos. Proton e Tuta são líderes em criptografia, Infomaniak e OVHcloud se destacam em alcance e familiaridade, enquanto o Nextcloud se destaca em controle.

O mais importante é considerar as principais razões por trás da maioria das decisões, que são a legislação do país que regula os dados e a capacidade do provedor de acessar o que você armazena. Dizer que algo é “baseado na Europa” não é uma resposta simples para todas as questões.

Agradecemos por ler! Se você está reconsiderando sua infraestrutura junto ao seu provedor de e-mail, o QDE oferece hospedagem KVM VPS não gerenciada a partir de um data center Tier III em Amsterdã. Com recursos dedicados e infraestrutura compatível com o GDPR por padrão, este serviço também é ideal para executar um aplicativo auto-hospedado como o Nextcloud inteiramente dentro da jurisdição da UE.

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Perguntas comuns sobre as opções europeias disponíveis no Google Workspace.

A utilização de um provedor de serviços de software como serviço da Europa garante a conformidade com o GDPR?

Não. Ele trata de uma peça legislativa que determina quais leis regem seus dados, porém sua empresa continua sendo responsável por sua própria base legal para processamento, práticas de segurança e tratamento de solicitações do titular dos dados. Além disso, será necessário ter um acordo de processamento de dados com o provedor.

Qual é a melhor opção para e-mail criptografado, Proton ou Tuta?

Ambos utilizam sistemas de criptografia nos quais o provedor não consegue acessar o conteúdo armazenado, sendo a principal diferença entre eles o alcance dos serviços. Enquanto o Proton oferece pacotes que incluem Proton Drive, documentos e calendário em uma suíte mais abrangente, o Tuta se concentra principalmente em e-mail e calendário a um preço mais acessível.

Posso transferir meus dados já existentes do Google Workspace para uma das opções disponíveis?

Sim, todos os seis suportam a importação de emails, contatos e informações de calendário em vários níveis. Geralmente, a estrutura de pastas, as permissões de calendário compartilhado e anexos grandes são os itens mais propensos a serem perdidos durante a transferência, por isso é aconselhável realizar uma migração de teste de uma única caixa de correio inicialmente.

Essas opções oferecem suporte a domínios personalizados da mesma forma que o Google Workspace?

Sim, todos os seis suportes estão integrando seu próprio domínio para e-mail empresarial. O procedimento em geral requer a inclusão de registros MX, bem como registros SPF, DKIM e DMARC, sendo recomendável verificar as instruções do provedor com atenção antes de prosseguir.

As opções europeias sempre possuem um preço superior ao do Google Workspace?

Não é sempre assim. Tuta e Mailbox.org costumam ter preços mais baixos por usuário do que os pacotes de espaço de trabalho semelhantes, embora suites completas com espaço de armazenamento generoso possam ser mais caras. As implementações auto-hospedadas do Nextcloud envolvem custos de licenciamento e infraestrutura, bem como seu próprio tempo, o que pode variar dependendo de como você avalia esse tempo.

Os provedores de comutação de fato alteram o local de processamento dos meus dados?

É possível, desde que se faça a verificação necessária. Verifique em qual país estão localizados os centros de dados de cada fornecedor e se há algum subprocessador operando fora dessa área, pois o fato de ser um “fornecedor europeu” nem sempre indica que todas as etapas do processamento ocorram na Europa.